5分鐘做好會議規劃

截錄自：2007年1月 Cheers雜誌 文－王曉晴

《上班族》雜誌採訪開會達人，針對開會效益做出幾點建議：

會議主持人要注意

1召集會議出席者，別超過10人，否則很難有效率。

2訂出開會目的，確認每位出席者清楚知道目的。

3會議進行間保持討論，即使有不同意見，也不能偏離主題。

4訂好議程，幾點幾分到幾點幾分討論哪一項，何時停止討論，何時要有結論，皆須訂時間表。

5會議一定要有決議，最後主持人一次宣布決議重點。

會議出席者要注意

1傾聽，不要中斷別人談話。

2思考，針對開會目的集中思考。

3發言，要有重點與建設性。

4決定，要有根據，不要憑直覺。

5不要猛記筆記，很容易分神。

6出席會議絕不遲到。

有禮交換名片，事半功倍
名片交換是社交第一步，攸關能否給對方留下好印象，有禮交換名片，能讓往後合作更事半功倍。

建議步驟如下：

1先把自己的名片準備好，然後等對方拿出名片。

2用兩手接住，不要把對方的名字與職稱蓋住，你才能一眼看見。

3兩手拿出你的名片，也不要蓋住名字與職稱，讓對方能清楚看到。

4別急著把對方名片收進去名片夾，先放在最上層，與對方寒暄。

5若是開會場合，建議回座位後，將對方名片照座位表排放，能快速記憶人與職稱的對應。

5分鐘寒暄，成功第一步
快速引起注意，留下好的第一印象，是合作的第一步。換完名片後，別急著離開現場，先與對方寒暄5分鐘，能提高合作達成率。

建議注意以下幾點：

1首次寒暄時間不宜過長。尤其在公開場合，雙方都想多認識新朋友，一直拖住對方時間，很容易有反效果。

2隨時注意對方反應，從眼神、回話內容就可略知一二。例如對方眼神已飄向他處，或回話只是答「喔」、點頭，猜測對方已有意結束談話，別白目的自顧自一直講。

3出席場合前，大略設想你會遇到什麼人？誰是你最想認識的？把握時間引起這些人注意。另外，出門前做5分鐘功課，上網查詢對方的職位，目前執行哪些專案，這是好話題。

4名字介紹很重要，很多人只記得介紹自己的豐功偉業，個人名字卻含糊其詞帶過，會降低對方對你的記憶度。建議自創有記憶度的名字介紹詞，例如與個性相關、與本身工作相關、與對方產業相關，最後完整重覆名字，能讓對方快速記住你。